El soporte en el borrador ISO/DIS 14001. Parte II
ISO/DIS 14001
Continuamos con el análisis del punto 7. Soporte del borrador de la norma ISO 14001 , ISO/DIS 14001, que ya comenzamos la semana pasada. Durante este post vamos a tratar los siguientes apartados:
- 7.4. Comunicación
- 7.4.1. Generales
- 7.4.2 Comunicación interna
- 7.4.3 Comunicación externa
- 7.5 Información documentada
- 7.5.1 Generalidades
- 7.5.2 Creación y actualización
- 7.5.3 Control de la información documentada
7.4. Comunicación
7.4.1. Generales
La empresa tiene que tener planificados e implementados todos los procesos para llevar a cabo las comunicaciones tanto a nivel interno como externo referentes al Sistema de Gestión Ambiental, incorporando:
- Los que se debe comunicar
- Cuándo se tiene que comunicar
- Quien es la personas con la que se debe comunicar
- La manera en la que debe comunicarse
Cómo la empresa tiene que planificar el proceso de comunicación, esta tendrá que:
- Contar con las obligaciones de cumplimientos que le afectan
- Garantizar que la información sobre medio ambiente que se comunica coincide con la información generada por el Sistema de Gestión Ambiental, es decir, que la información sea fiable.
La empresa tiene que hacerse responsable de las diferentes comunicaciones que se generen en su Sistema de Gestión Ambiental. Además, deberá guardar toda la información documentada para tener evidencia de que las comunicaciones se corresponden con la realidad.
7.4.2. Comunicación interna
En consideración a su Sistema de Gestión Ambiental, la empresa tendrá que:
- Facilitar la comunicación entre los diferentes niveles que estructuran la organización.
- Confirmar que se lleva a cabo el proceso de comunicación de manera que cualquier empleado pueda realizar su trabajo bajo el control de la empresa contribuyendo a la mejora continua.
7.4.3. Comunicación externa
La empresa tiene que comunicar su información ambiental externamente para llevar a cabo el Sistema de Gestión Ambiental según lo determinado en el proceso de comunicación y como exigen las obligaciones de cumplimiento.
7.5. Información documentada
7.5.1. Generalidades
El Sistema de Gestión Ambiental de una empresa debe englobar:
- Toda la información requerida por la Norma Internacional debe estar documentada.
- Documentación con la información que la organización estime oportuno para conseguir la efectividad del Sistema de Gestión Ambiental. (NOTA) El alcance de la información documentada en un SGMA puede ser diferente para cada organización por: 1. El tamaño de la organización y sus actividades, 2. La complejidad de sus procesos, 3. La competencia de las personas.
7.5.2. Creación y actualización
A la hora de crear o de actualizar la documentación que alberga la información del SGMA, la organización se debe asegurar:
- La identificación y descripción
- El formato en el que se guarda la documentación y los medios de comunicación
- Revisión y aprobación de la documentación.
7.5.3. Control de la información documentada
La documentación con la información requerida en el SGMA y por la norma ISO14001 debe controlarse para asegurar:
- Que se encuentra disponible y adecuada para el uso en el momento en el que sea necesario.
- Que este bajo protección.
Para controlar la documentación con la información del SGMA, la organización tiene que dar respuesta a las siguientes actividades:
- Distribución, acceso, recuperación y uso.
- Almacenamiento y conservación
- Control de cambios
- Almacenaje y disposición
La documentación que contiene la información de origen externo a la organización determina los procesos necesarios para llevar a cabo la planificación según sea necesario.
Software para Sistema de Gestión Ambiental
La Plataforma Tecnológica ISOTools favorece la identificación de los aspectos del negocio que tienen un impacto en el medio ambiente y la aplicación de las leyes ambientales, la generación de objetivos de mejora y un programa de gestión para alcanzarlos, así como su comunicación interna.
