ISO 14001: Documentación necesaria para implementar un SGA

ISO 14001

Un Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001 tiene que definir y documentar todos los procedimientos y procesos necesarios para poder alcanzar los objetivos ambientales que ese haya fijado la organización, esta debe encontrarse plasmada en la política ambiental de la organización y debe evaluar al sistema y a la actuación ambiental, para ello se deben elaborar los siguientes documentos:

• Política ambiental: se establecen todos los principios ambientales básicos que orientan la actividad de la organización.
• Manual de gestión ambiental: se trata de una recopilación de todas las normas, todos los criterios, instrucción y recomendaciones que conllevan a realizar una gestión correcta ambiental, siempre teniendo en cuenta el cumplimiento de los objetivos.
• Procedimientos funcionales: es un conjunto de documentos que define cómo se debe funcionar en cada actividad que se encuentra relacionada con la gestión ambiental.
• Instrucciones técnicas: es un instrumento que tiene que describir de una forma clara y concisa todos los pasos que se deben seguir para iniciar, desarrollar y finalizar una actividad u operación.
• Registros ambientales: son la base documental para comprobar la correcta implantación del Sistema de Gestión Ambiental. Proporciona una evidencia objetiva de las actividades llevadas a cabo y de los resultados obtenidos.

Todos los documentos tienen que ser:

• Legibles
• Con fecha
• Identificables
• Conservados
• Archivados
• Localizables
• Revisados cada cierto tiempo
• Actualizables

Política ambiental

Se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:

• Debe ser apropiada a la magnitud de los impactos ambientales que genere la organización.
• Refleja el compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación.
• Comprometerse con la legislación vigente y la reglamentación ambiental aplicable.
• Establecer metas y objetivos ambientales.
• Debe encontrase documentada, implantada y se comunidad a todos los trabajadores de la organización.
• Ser difundida públicamente y estar a disposición de todos los interesados.

Otros compromisos de la política ambiental son:

• Conseguir que la empresa sigua desarrollándose sosteniblemente, tanto desde el punto de vista económico, protección ambiental e integración social.
• Llevar una gestión eficiente de los recursos naturales y energéticos.
• Minimizar la generación de residuos por parte de la empresa.
• Gestionar todas las compras de materias primas.

Se presentan una serie de recomendaciones para realizar la elaboración de la política ambiental:

• La alta dirección de la empresa establece el compromiso inicial al comienzo de proceso de desarrollo de implantación del Sistema de Gestión Ambiental.
• La dirección de la organización debe tener en cuenta que la política ambiental sirve de medio de comunicación entre los propios empleados de la organización (internamente) y entre las personas que acuden a la organización (externamente)

Para implantar una política ambiental se requiere:

Establecer responsabilidades y poner en marcha todas las medidas necesarias para poder gestionar todas las fases de desarrollo del sistema.

Se tiene que asegurar que todos los empleados que se encuentran involucrados tienen la formación necesaria para cumplir con los requisitos ambientales propios de su trabajo y función.

Debido al carácter público de dicho documentos se tiene que proveer cómo se va a permitir el acceso al mismo, tanto de las partes interesadas que lo soliciten y la manera de definirlo a todos los niveles de la organización.

A los empleados se les pueden aplicar canales ya establecidos para otros asuntos, como puede ser:

• Reuniones de personal por departamentos
• Jornadas masivas
• Cursos de formación

Para difundir externamente se debe editar la publicación de dicha política que después distribuyen voluntariamente a algunas de sus partes interesadas, otras se encargan de difundir comunicaciones preestablecidas, mediante revistas, folletos e incluyo mediante la página web de la empresa.

Cambios en la política ambiental que se puedan originar a consecuencia del requisito se tiene que mantener siempre apropiada a la naturaleza y a la magnitud de los impactos que genere la organización, mediante sus productos, servicios o actividades. Si se realiza dicha modificación se debe dar difusión otra vez de la política ambiental.

Manual de gestión ambiental

Se tiene que hacer referencia a:

• Una declaración que exprese la política ambiental.
• Organigrama.
• Actividades funcionales y operaciones relativas al medio ambiente.
• Deposiciones adecuadas relativas a la información que genera el entorno de la organización, además de las acciones correctoras a tener en cuenta.

Procedimientos funcionales

Es un conjunto muy amplio de documentos en los que se deben definir como tiene que funcionar cada actividad que se encuentre relacionada con la gestión ambiental. Se muestra cómo funciona la organización en cada área concreta en relación con el medio ambiente y se utiliza para establecer revisiones y mejoras del sistema.

La elaboración de los procedimientos es un trabajo realmente necesario para identificar las actividades y servicios que requieren soporte documental. Es necesario tener en cuenta las prácticas existentes, los punto de vista de los trabajadores y responsables, además de los requerimientos ambientales.

El procedimiento tiene que contener los siguientes aspectos:

• Objeto de la actividad
• Campo de aplicación de la mismo
• Qué se debe hacer
• Quién debe hacerlo
• Cuándo, dónde y cómo se tiene que hacer
• Los materiales que se tiene que utilizar
• Cómo se debe controlar y registrar.

Instrucciones técnicas

Una instrucción es un instrumento que describe una forma sencilla y clara todos los pasos que se deben seguir para poder iniciar y finalizar una actividad, se incluyen entre otras consideraciones las siguientes;

• Alcance
• Limitaciones
• Personal que interviene
• Responsables de los resultados

Registro Ambiental

Forma parte de la base documental de comprobación de una correcta implantación de Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO14001, proporciona una evidencia objetiva de todas las actividades que se realizan y de todos los resultados obtenidos.

Para poder elaborar un registro ambiental debemos seguir los siguientes pasos:

• Evitar la preparación de toda la documentación que no sea necesaria y además conseguir que sea lo más sencillo posible.
• Adoptar métodos sencillos y prácticos.

Software para Sistema de Gestión Ambiental

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