Interrogantes
A continuación puede encontrar una lista de las preguntas que se plantean más frecuentemente acerca de la norma ISO 14001 y su transición hacia la nueva versión que verá la luz este año 2015.
La certificación es el medio por el que una organización puede demostrar que actúa conforme a los requisitos de una norma en cuestión.
Es otorgada por un tercero independiente a la organización que audita que el producto, servicio o sistema cumple con los requisitos específicos que contiene la norma a la que se quieren certificar.
Este tercero del que hablamos es el Organismo de Certificación. Lo que hace este organismo es evaluar la conformidad con la norma y emitir la certificación en caso de que así sea.
No todos los Organismos de Certificación son iguales, por tanto no todas las evaluaciones serán iguales, dependerá de quién la realice. El valor de la certificación estriba en la confianza que se tenga sobre el organismo que la otorgó.
El cuidado y atención con la que un Organismo de Certificación ejecute la evaluación es un elemento que muestra la confianza que aporta el certificado.
Se debe tener en cuenta algunas cuestiones en estos casos como:
- ¿El Organismo de Certificación estaba exento de conflictos de interés en el momento en que emitió el certificado de la organización?
- ¿Existe independencia entre el Organismo de Certificación y la organización certificada?
- ¿El personal que realizó la evaluación fue independiente a la organización e imparcial?
- ¿La evaluación fue ejecutada por personal cualificado?
- ¿Se siguieron los procesos y métodos adecuados en la evaluación?
- ¿Estaban calibrados los equipos, medidores y otros dispositivos empleados en la medición?
- ¿Aportó la evaluación una visión representativa de la situación?
- ¿Se empleó suficiente tiempo en la evaluación y se realizaron pruebas suficientes?
Un Organismo de Certificación tiene la posibilidad de demostrar que se puede confiar en él de diferentes formas. La primera de ellas es estando certificado en la realización de actividades de certificación, es decir bajo la norma ISO 17021. En otras palabras, este organismo debe contar con una acreditación, otorgada por un Organismo de Acreditación.
Existen diferentes tipos de Organismos de Acreditación, aunque en la mayoría de los países hay uno que es el oficial, el cual pertenece al Foro Internacional de Acreditación (IAF) .
Es una forma de demostrar fiabilidad, ya que los que no son expertos en la materia pueden dudar debido a que no todas las acreditaciones ofrecen la misma confianza.
Lo más importante y aconsejable en estos casos es comprobar que el Organismo de Certificación está acreditado por un Organismo de Acreditación oficial y aprobado por la IAF.
Otra forma de demostrar que un Organismo de Certificación es de confianza no es otra que su reputación y marca. Un Organismo de Certificación con buena reputación va a cuidar mucho el proceso para no proporcionar certificaciones que no se ajusten a la norma en cuestión y poner en riesgo su reputación.
Por tanto, lo ideal es trabajar con un Organismo de Certificación con buena reputación y respaldado por un Organismo de Acreditación reconocido por la IAF.
ISO son las siglas en inglés de la Organización Internacional de Normalización.
La organización comenzó a funcionar en 1926 con el nombre de Federación Internacional de Asociaciones de Normalización Nacionales (ISA) con el objetivo de crear normas en el sector de la ingeniería mecánica. Esta federación se disolvió durante la Segunda Guerra Mundial.
En el año 1946 se creó una nueva organización internacional de normalización, ISO, la cual inició sus funciones en 1947.
ISO actualmente cuenta con miembros de 165 países y más de 3000 organismos técnicos responsables de desarrollar las normas. Es una organización independiente, no posee miembros gubernamentales y es el mayor creador mundial de normas voluntarias. Su Secretaría Central tiene sede en Ginebra, Suiza.
Las normas ISO son una gran ayuda para la compra y venta de bienes y servicios a nivel internacional.
Los 40 primeros años de su existencia, ISO focalizó sus esfuerzos en el desarrollo de normas técnicas para productos y tecnología. En los años 80 comenzó a desarrollar normas de proceso, siendo la primera de ellas ISO 9000. La serie ISO 9000 es la más conocida de todas las que se desarrollaron después. Más tarde, en los años 90 crearon las normas ISO 14000 de Gestión Ambiental.
ISO 14001 es la norma que contiene los requisitos para un Sistema de Gestión Ambiental.
Todo comenzó con la constitución del Comité Técnico 207 de ISO en 1993 a raíz de la celebración de la Conferencia sobre Medio Ambiente y Desarrollo de Naciones Unidas en Río de Janeiro de 1992.
ISO tenía la misión de responder al desafío del desarrollo sostenible introducido en la conferencia de Río.
Desde sus comienzos, el Comité Técnico 207 cooperó estrechamente con el Comité Técnico 176, comité a cargo de la serie de normas ISO 9000. El objetivo era que hubiera una compatibilización entre ISO 9001 e ISO14001.
En el año 1996 se publicó la familia de normas ISO-14000 para la gestión ambiental. Estas normas ayudan a las organizaciones a identificar y controlar su impacto ambiental y mejorar su comportamiento ambiental.
El estándar ISO-14001 es un marco para los Sistemas de Gestión Ambiental, establece los requisitos que debe cumplir una organización que quiera certificar su SGA.
Esta norma ha sufrido actualizaciones desde su nacimiento. La primera fue en 2004 y la más reciente que aún no ha culminado en 2015.
Hasta la publicación del Anexo SL cada norma de Sistemas de Gestión tenía una estructura en particular, pero con este documento todos los estándares que se revisen o publiquen compartirán la misma estructura. Ésta responde al nombre de “Estructura de Alto Nivel”.
La denominada Estructura de Alto Nivel (HSL), se compone de:
- Alcance
- Referencias normativas
- Términos y definiciones
- Contexto de la Organización
- Liderazgo
- Planificación
- Soporte
- Operación
- Evaluación del desempeño
- Mejora
De aquí en adelante todas las normas respetarán y compartirán una misma estructura con idénticos capítulos, títulos… Los textos introductorios serán comunes al igual que los términos y definiciones.
Las características y particularidades de cada disciplina normativa se integrarán en los capítulos correspondientes.
El objetivo es que todas las normas de Sistemas de Gestión ISO estén alineadas y la compatibilidad de las mismas se mejore. Será especialmente útil para aquellas organizaciones que opten por operar con un Sistema de Gestión Integrado pudiendo así satisfacer las necesidades de dos o más normas ISO de forma simultánea.
ISO, desde una perspectiva interna, busca también garantizar la calidad de sus normas con textos consistentes aplicables a organizaciones de cualquier tamaño, sector y cultura. La Estructura de Alto Nivel garantiza que la norma elaborada es adecuada.
Como último dato, ISO busca que las normas que se creen no sean demasiado prescriptivas. Las normas deben aportar flexibilidad a las organizaciones para diferenciarse a sí mismas y para perfeccionar los Sistemas de Gestión más allá de la norma.
ISO está siendo precavida respecto a este tema. Las fechas que propone son solo previstas, están sujetas a cualquier acontecimiento o inconveniente que se presente. Hasta el momento el calendario de la transición es el que sigue:
ISO 14001:2015
Publicación borrador FDIS Junio 2015
Publicación de la norma 4º trimestre 2015
Inicio del periodo de transición 4º trimestre 2015
Finalización del periodo de transición 4º trimestre 2018
Caducidad validez certificados anteriores 4º trimestre 2018
Actualmente estamos a la espera de la publicación del borrador final de ISO 14001, el ISO/FDIS 14001. Aunque aún pueden sufrir cambios, no se esperan que sean significativos.
El proceso de transición tampoco es definitivo aún, depende de la fecha de publicación de las normas, aunque lo que sí es seguro es que habrá un periodo de transición de 3 desde la publicación.
Lo que también está claro es que la norma vigente seguirá siendo válida hasta 3 años después de la publicación de la nueva norma. Cuando finalice este periodo los certificados dejarán de ser válidos. Todas las organizaciones que se encuentren en esta situación y deseen conservar su certificado deberán iniciar la transición hacia la norma ISO 14001:2015.
No aconsejamos esperar hasta el último momento para ejecutar la transición, es arriesgado para la certificación y para el negocio.
Tampoco debemos ir más rápido que los Organismos de Certificación. Hasta que los auditores no estén plenamente preparados para auditar las nuevas normas no podrán proceder a evaluar Sistemas de Gestión.
Un Organismo de Certificación no podrá otorgar ninguna certificación hasta que no hayan sido acreditados para ello, y para ello la norma debe ser publicada.
El proceso de transición implica a cinco organizaciones que son:
- ISO (Organización Internacional de Normalización).
ISO interviene en el proceso de transición de la siguiente forma:
- Publicación del borrador final de la norma (FDIS). Este documento permite a las organizaciones comenzar con los preparativos, formar a los auditores y ejecutar auditorías de certificación.
- Publicación oficial de la Norma Internacional.
- Retirada de la versión anterior de la norma.
- Invalidar la norma anterior. Los certificados en base a ISO 14001:2004/strong> serán cancelados cuando acabe el periodo de transición.
- IAF (Foro Internacional de Acreditación).
Este organismo en colaboración con ISO ha publicado un documento de orientación para la transición. Este documento recoge las instrucciones y recomendaciones aplicables a Organismos de Acreditación y Organismos de Certificación.
Proporciona un marco de referencia sobre el proceso de transición para Organismos de Certificación, Organismos de Acreditación y facilita una cronología sobre este tema.
- El Organismo de Acreditación.
Este organismo deberá ampliar las orientaciones del IAF y definir los requisitos específicos para sus Organismos de Certificación acreditados. Como ya hemos mencionado, cada Organismo de Acreditación es diferente, por tanto las interpretaciones de las orientaciones del IAF pueden variar.
- El Organismo de Certificación.
El Organismo de Certificación deberá considerar los requisitos y orientaciones de ISO, IAF y el Organismo de Acreditación para plantear el proceso de transición. En este momento la calidad del proceso de transición variará de una organización a otra, dependerá de la habilidad y experiencia del Organismo de Certificación para gestionar la transición
- La organización certificada.
La organización que esté en proceso de certificación deberá trabajar con su Organismo de Certificación para desarrollar la mejora de la estrategia a ejecutar en su transición.
Existen dos opciones: auditoría única y auditoría por etapas.
- Auditoría única.
La transición puede llevarse a cabo mediante una auditoría única.
Una auditoría única de transición es una auditoría que se ejecuta para que una organización ya certificada pase de la versión antigua a la versión nueva de una norma ISO.En esta auditoría única se evaluará la conformidad con la norma ISO 14001:2015, y en caso de serlo se concedería el certificado.
Esta auditoría puede llevarse a cabo en el momento que sea, dependerá de las necesidades de la organización certificada. Podría reemplazar a una auditoría de seguimiento, de re-certificación o puede constituir una auditoría especial.Según exigencias del IAF, debe ser ejecutada por auditores cualificados en la norma revisada y debe ser una auditoría más larga que las rutinarias.
Si los resultados son conformes se podrá conceder la certificación basada en la nueva norma ISO 14001:2015.
Si los resultados no son conformes tras esta auditoría única de transición que ha reemplazado a una auditoría ordinaria, no podrá concederse la nueva certificación y además la organización perderá probablemente su certificación actual.
- Auditoría por etapas.
Si se elige un proceso de transición por etapas ésta no se produce de una sola vez, se produce a lo largo de un periodo en el que se celebraran varias auditorías de certificación, ya sean de seguimiento o de recertificación. Todas forman parte de las auditorías de transición por etapas.
Durante las auditorías mencionadas, el auditor encargado debe evaluar el cumplimiento de la norma vigente respecto a un subconjunto de elementos de la nueva norma.
Antes de iniciar la transición por etapas es aconsejable elaborar un plan general que incluya el número de auditorías y asignar la evaluación de cada cláusula a una de las auditorías. El plan debe tener el consenso de la organización y el Organismo de Certificación. Para conseguir la certificación, se debe obtener una evaluación positiva del cumplimiento de todas las cláusulas.
Los incumplimientos que se detecten en la auditoría por etapas respecto a la norma actual serán gestionados de la forma habitual. Éstos se notificarán solo con fin informativo, mientras que las cláusulas conformes respecto a ISO 14001:2015 se registrarán y documentarán.
Este tipo de auditorías deben ser llevadas a cabo por auditores que estén totalmente cualificados en ambas normas, la antigua y la nueva. Lógicamente tendrán una duración superior a las auditorías normales.
Cuando se cumplan todas las exigencias de ISO 14001:2015 se podrá tomar una decisión respecto a la certificación.
La transición por etapas tiene menos riesgos para la organización pero es más compleja de aplicar. En ella es esencial una buena comunicación y comprensión entre la organización a certificar y el Organismo de Certificación.
Tres años después de la publicación de ISO 14001:2015 todas las certificaciones en ISO 14001:2004 serán anuladas, ya no serán válidas. Aunque se preveía que la norma se publicase en el junio de 2015, las últimas noticias informan que será en el 4º trimestres del mismo año.
Durante estos tres años e incluso desde ya, las organizaciones deberían ir adoptando las medidas necesarias para adaptar su actual certificación en ISO 14001:2004 a ISO 14001:2015.
Para no poner en peligro la certificación es aconsejable no esperar al último momento y aprovechar las ventajas que desde hace meses nos ofrecen los borradores de la norma. Además los auditores tendrán mucho trabajo durante el periodo final, pudiendo no encontrar auditores disponibles.
ISO 14001:2015 aún está en fase borrador. El último borrador publicado es el ISO/DIS 14001. Este borrador puede comprarse y descargarse desde la página web: www.iso.org
Esperamos que en junio se publique el ISO/FDIS 14001 que también estará disponible en la misma web. De igual forma ocurrirá con la norma.
La publicación definitiva de la norma ISO 14001:2015 se prevé que se realice, según últimas noticias, en el 4º trimestre de 2015. ISO no se ha comprometido con ninguna fecha en concreto pero si inicialmente se estimaba para Junio a día de hoy se estima para el 4º trimestres. No obstante la fecha de publicación de la norma puede variar algunos meses.
La publicación del borrador final de la norma ISO 14001:2015 (FDIS/ISO 14001) está retrasada respecto a las fechas estimadas. Se prevé que lo conozcamos en Junio de 2015, aunque ISO no se compromete a ello.
Para estar conforme, se pueden desarrollar una serie de acciones preliminares a la publicación de la norma como son:
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Capacitarse y documentarse.
La Escuela Europea de Excelencia en colaboración con ISOTools está impartiendo un curso sobre ISO 14001:2015. Aquí puedes encontrar toda la información URL info
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Razonamiento estratégico.
Es decir, antes de actuar habrá que:
- Identificar los beneficios que le aporta a la organización las nuevas normas según la situación en la que se encuentra.
- Comprender la extensión de la diferencia entre el Sistema de Gestión de la Calidad actual y el de ISO 14001:2015.
- Evaluar las ventajas de integrar varios sistemas de gestión.
Tras la publicación del borrador final de la norma (ISO/FDIS 14001) deberíamos confirmar esta estrategia y preparar el plan de transición.