ISO 14001 2015

La cláusula más crítica sobre la norma ISO 14001 2015 es la 8 “Planificación y control operacional”. Se debe tener en cuenta que la base de la norma ISO 14001 2015 es la mitigación y el control del impacto ambiental que genera una organización, es fácil ver que la planificación y el control operacional son efectivos para el Sistema de Gestión Ambiental. Por lo tanto, dado que este elemento es muy importante, es lógico pensar que se debe poner especial cuidado para asegurarse que todas las precauciones que se toman son completadas para definir e implementar los controles de una manera inteligente y eficaz.

Definición e implementación de controles operacionales

La norma ISO 14001 2015 establece los diferentes métodos que son definidos para asegurar el control operativo, estos dependerán de las actividades que lleve a cabo la empresa, la obligaciones legales y los controles operacionales significativos. Por lo tanto, una empresa debe decidir cómo construir y combinar los procesos para asegurarse que se realizan los controles operativos según los aspectos ambientales. Durante la definición e implementación de los controles se debe incluir:

• Procesos de construcción para asegurar los resultados.
• Se tiene en cuenta el ciclo de vida de un producto para establecer los controles necesarios.
• Utiliza la tecnología para conseguir los resultados.
• Se debe garantizar que el personal es competente.
• Los procesos se realizan de una forma determinada.
• Se realiza un seguimiento y medición de todos los resultados.
• Se decide sobre la cantidad de información documentada.

Debe quedar claro que a las organizaciones se les ofrece un margen para que decidan sobre la mejora que se utiliza para asegurar el control operativo ya que existen otros elementos vitales. Es vital que se tengan en cuenta todas las partes del proceso de control operativo que necesitan ser registradas cómo información documentada. Los métodos de formación y los datos son obligatorios, por lo que puede que sea necesario documentarlo para garantizar que se mantenga el control operacional necesario para proporcionar un producto o servicio consistente de los procesos de cualquier complejidad.

El control operacional de los procesos y servicios subcontratados

Entonces ¿Qué tenemos que examinar, definir y tomar medidas sobre el control en términos de procesos externalizados? Pues bien, ya que la empresa sigue siendo responsable de todas las actividades e impactos del proveedor externo, la norma ISO 14001 2015 nos informa sobre cómo evaluar, definir y mantener el control sobre los siguientes elementos:

• El conocimiento de todos los recursos
• La capacidad del proveedor de cumplir con los objetivos establecidos en el Sistema de Gestión Ambiental
• La competencia técnica de la empresa para definir y evaluar los controles
• El efecto potencial del producto o servicio en los aspectos ambientales
• Cómo el control se comparte entre las partes
• Aprovechar la oportunidad de mejorar

La norma #ISO14001 2015 nos dice cómo evaluar, definir y mantener el control operacional
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Si un proveedor de servicio se encuentra, geográficamente, cerca de la empresa es lógico pensar que el control de la empresa sobre el impacto ambiental que genera puede ser muy grande. Por el contrario, si el proveedor se encuentra muy lejano el control de los impactos será mucho menor. Esto se puede controlar gracias la norma ISO 14001 2015, pero se deben definir ciertas acciones para poner en marcha dicho control:

• Aspectos ambientales e impactos
• Riesgos y oportunidades que se relacionan con los bienes y servicios de la empresa
• Las obligaciones legales

La norma ISO 14001 2015 nos recuerda que se deben considerar las partes interesadas, además del impacto ambiental que se contabiliza durante el ciclo de vida del producto.

La norma ISO 14001 2015 permite que una empresa pueda definir y utilizar sus propios controles operacionales de acuerdo a la industria, ya que opera con los aspectos que pueden surgir a partir del producto utilizado. A pesar de esto, existen ciertos elementos de control operativo de la norma ISO 14001 2015 ya que se deben evaluar, controlar y guardar como información documentada, ya sea en la política ambiental o como documentos separados:

• Los requisitos legales se deben cumplir
• Los objetivos ambientales deben ser evaluados y establecidos
• Los procesos internos se deben definir de forma clara
• Los procesos externalizados se deben definir y controlar por parte de la empresa
• Se debe ofrecer formación a los trabajadores de la organización
• Realizar análisis y mejoras

La propia norma ISO 14001 2015 tiene que ser consultada para asegurarnos de que cumplimos con todos los requisitos, pero se deben tener en cuenta que se asegurará la definición del control operativo, planeado y ejecutado de forma correcta. En el nuevo enfoque que se da sobre la información documentada en la ISO 14001 2015 se ven los cambios que existen en los requisitos, pero se debe considerar de forma cuidadosa que todas las partes del proceso deben estar documentados, y cuáles son los riesgos de no tener documentación, según el acuerdo de las actividades y los impactos que se generan. Puede ser que los procesos documentados incrementen las posibilidades de tener un comportamiento coherente y, por lo tanto, consigan los objetivos. Las consideraciones sobre qué nivel de control e información documentada se deben llevar a cabo en relación con la gestión del producto o servicio externalizado.

El Software ISOTools Excellence ISO 14001 que favorece la identificación de los aspectos del negocio que tienen un impacto en el medio ambiente y la aplicación de las leyes ambientales, la generación de objetivos de mejora y un programa de gestión para alcanzarlos, así como su comunicación interna.

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ISO14001:2015

La norma ISO14001:2015 fue publicada en el mes de septiembre de 2015, por lo que ya se puede ver cada parte de la norma y los cambios que trae para poder realizar la transición, para la cual disponemos de 3 años para realizarla.

En la norma ISO14001:2015 existe la cláusula 8 “Operación” en la que se incluyen diferentes requisitos que se relacionan con lo que en la versión anterior se denominaba control operacional y respuesta ante emergencias.

La cláusula 8 se divide en dos apartados, el 8.1 “Planificación y control operacional” y el 8.2 “Preparación y respuesta ante emergencias”.

8.1 Planificación y control operacional

En este apartado se establece que la empresa tiene  que establecer, implementar, controlar y mantener todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental e implementar las acciones identificadas en el punto 6.1 y 6.2 mediante:

• El establecimiento de criterios operacionales de los procesos
• La implantación de controles en los procesos, de acuerdo con los criterios operacionales

La empresa tiene que controlar todos los cambios planificados y revisar las consecuencias de los cambios no planificados, se deben realizar acciones para revisar sus consecuencias no deseadas en caso necesario.

Es muy importante realizar un análisis de ciclo de vida #ISO140012015
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Como cambio relevante se incluye también que la empresa tiene que asegurarse de que los procesos subcontratados deben estar controlados o ejercer influencia sobre ellos. El tipo y extensión de dicha influencia tiene que ser definido en el marco del Sistema de Gestión Ambiental ISO14001:2015.

Es igualmente relevante, de forma consistente con el enfoque del análisis de ciclo de vida, la empresa tiene que:

• Establecer los controles apropiados para asegurar que los requisitos ambientales son considerados en el diseño y desarrollo de productos o servicios teniendo en cuenta cada etapa de su ciclo de vida.
• Determinar los requisitos ambientales en la adquisición de productos y servicios.
• Comunicar todos los requisitos ambientales que son relevantes para el proveedor externo, se pueden incluir los subcontratistas.
• Considerar la necesidad de proporcionar información acerca de los impactos ambientales significativos que se encuentran asociados al transporte, la comercialización, la utilización, el tratamiento al final de su vida útil, etc.

Se tiene que mantener información documentada al respecto.

De forma esquemática, se puede resumir al enfoque del ciclo de vida en:

• Definir en el Sistema de Gestión Ambiental en el nivel de control e influencia sobre los procesos contratados y comunicar los requisitos aplicables del SGA.
• Controles que aseguren que los requisitos ambientales son considerados en el proceso de diseño y en el desarrollo de sus productos y servicios.
• Definir los requisitos ambientales para la compra de productos y servicios.

8.2 Preparación y respuesta ante emergencias

Esta cláusula se ha redactado con algo más de detalle, se establece que la empresa tiene que:

• Planificar todas las acciones preventivas para prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos derivados de situaciones de emergencia.
• Responder a las situaciones de emergencia
• Realizar acciones para prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos derivados de las distintas situaciones de emergencia.
• Comprobar de forma periódica las acciones preventivas que han sido planificadas, y en particular, después de la ocurrencia de una situación de emergencia o de cualquier simulacro o comprobación.
• Proporcionar la suficiente información y formación en relación con la preparación y respuesta ante emergencias en las partes interesadas relevantes, incluyendo las personas trabajando bajo el control de la empresa.

Con respecto a lo anterior, se debe mantener información documentada. La posibilidad de ejercer control o influencia sobre terceras partes dependerá mucho de las circunstancias.

Es completamente factible utilizar la base de un contrato para controlar los impactos de un contratista que se encuentra desarrollando las actividades en su empresa. Debe quedar clara que potencialmente tienes mucha menos capacidad de controlar o influenciar sobre los aspectos resultantes de la externalización de la fabricación a una organización en otro país. En algunos casos, la atención debería centrarse en el control de las características de los materiales o procesos implicados, mientras en otros, el objetivo debe influir en las empresas subcontratadas para cambiar y mejorar su propio desempeño y en la última instancia la cultura de la gestión ambiental.

Lo que está claro es que aunque la ISO14001:2015 requiere la aplicación de una perspectiva de ciclo de vida perspectiva, no especifica cómo hacer, pero que existe mucho que puede hacer para:

• Identificar todos los aspectos ambientales significativos en toda la cadena de valor.
• Determinar los que pueden ser controlados.

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ISO 14001 versión 2015

El día 15 de septiembre de 2015 la norma ISO 14001 versión 2015 fue publicada. Ya hemos realizado ciertos artículos en los que hablamos de los pasos que se deben dar para realizar la transición a la nueva ISO 14001 versión 2015, aunque existen algunos pequeños cambios que no son revisados de forma pública. Uno de los principales cambios entre las versiones de 2004 y 2015 es la cláusula 8.2 que trata sobre la preparación y respuesta ante emergencias.

Si la empresa tiene ya implementado un Sistema de Gestión Ambiental bajo la norma ISO 14001 se encuentra familiarizada con dicho tema, el cual se cubría en la cláusula 4.4.7. La nueva ISO 14001 versión 2015 presenta algunos requisitos más detallados y específicos, de forma general se encuentran vinculados a toda la ética de las empresas que se basan en el riesgo y cómo reaccionar ante situaciones de emergencia.

Con todos los cambios que trae la nueva ISO 14001 versión 2015, tenemos que cumplir el doble de requisitos para pasar las auditorias futuras, además de conseguir el cambio asegurándonos que existe un beneficio para la organización.

Respuesta de emergencia en ISO 14001 versión 2015

La cláusula que trata la respuesta ante emergencias se encuentra dividida para garantizar que cumplan con los requisitos destacados de forma específica. Las acciones se deben planificar a la hora de eliminar y mitigar los riesgos de las situaciones de emergencia cuando sean necesarios, ya que hablamos de un plan creado para responder a situaciones de emergencia reales.

Algo curioso es que no se encuentra adosada la cláusula relativa a la prevención y mitigación de riegos, en la que se utiliza la fase “apropiado a la magnitud de la emergencia y al potencial impacto ambiental”. De forma clara la implantación de un plan superficial en un único formato no es aceptable, sino más bien debería ser de riesgos y de los aspectos que la empresa identifique de la evaluación, además se debe realizar un plan de emergencias que sea proporcional a los que se encuentren relacionados con los aspectos de la organización.

El plan de emergencia y de procesamiento se formula según los riesgos que usted ha identificado de acuerdo al pensamiento basado en el riesgo. Si la empresa cuenta con unos dos mil empleados y considera la oportunidad de utilizar el agua sucia como respuesta ante un incendio esto puede que no sea suficiente para el tamaño de sus instalaciones, esto puede suponer daños perjudiciales para el entorno ya que el agua pasará a unas zanjas de drenaje que captarán el agua y lo llevarán al entorno natural sin ser pertinentemente tratadas. Contar con zanjas especiales que capten el agua y la traten, minimizará el daño ambiental antes de ser vertidas y así se cumpliría con el aspecto ambiental identificado.

La norma #ISO14001 versión 2015 introduce la preparación y respuesta ante emergencias.
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En la última acción que se puede tomar se ve como se considera el tamaño de la organización y la forma en la que se puede reducir los riesgos, mientras que en la primera no es significativo el resultado frente al riesgo que corre la organización.

Se tiene que realizar una revisión periódica de los procedimientos y los planes de preparación ante emergencias. Se deben realizar pruebas del plan, ya que es algo necesario y existe una declaración con respecto a la revisión del proceso, especialmente después de que aparezca una situación de emergencia. La declaración tiene el objetivo de garantizar el pensamiento basado en el riesgo que se utiliza durante la revisión general del plan de emergencia, las lecciones que se aprendan de incidentes deben quedar grabadas y utilizarlas para la mejora continua. Si su Sistema de Gestión Ambiental no es capaz de responder a todo el principio, será necesario que poco a poco lo vaya consiguiendo. La documentación asegura que la confianza se puede sostener gracias a la integridad y a la eficacia del Sistema de Gestión Ambiental ante la preparación de las emergencias.

Preparación para emergencias

Existe una cláusula de la norma ISO 14001 versión 2015 que nos dice que todas las partes involucradas necesitan recibir formación y la información pertinente para garantizar que la preparación y la información proporcionada a los interesados es la adecuada. La última pieza del rompecabezas tiene mucho sentido. No existe ninguna razón para tener un plan de preparación perfecto, si los trabajadores y los contratistas no están entrenados de forma adecuada para asegurarse que la ejecución que realizan es efectiva.

Así, no sólo se necesita tener un plan basado en aspectos identificados y el riesgo cuantificado que se prueba y revisa con regularidad, también es necesario para asegurar que la formación y la información requerida proporcionada a los interesados ​​y empleados son adecuadas y grabadas en sus registros de entrenamiento o equivalente. Pensándolo bien, esta última pieza del rompecabezas tiene mucho sentido. No hay razón para tener el plan de preparación mejor pensado en el mundo, si sus empleados y contratistas no están entrenados adecuadamente para asegurar su ejecución efectiva.

El Software ISOTools Excellence para ISO 14001 pone a disposición del cliente las herramientas necesarias para ofrecer una mejora continua en su gestión de procesos, con el consiguiente incremento de sus beneficios a corto plazo.

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