Sistema de Gestión Ambiental

La norma ISO 14001 genera una definición de medio ambiente, que es:

“El entorno en el que una empresa opera, incluyendo el aire, el agua, la tierra, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones”.

Según dicha definición, podemos entender como medio ambiente:

• La fuente de recursos naturales.
• Soporte de actividades que se acogen al conjunto de actividades que se desarrollan en la organización.
• Es receptor de los diferentes efluentes, ya que recibe las emisiones, los vertidos y los residuos que proceden de las actividades que se desarrollan por el hombre.

Podemos entender como desarrollo sostenible:

“es el desarrollo que satisface todas las necesidades de la presente generación, sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer las suyas propias”.

Una actividad que se realiza por el hombre forma parte del desarrollo sostenible cuando los efectos y las consecuencias de ésta no superen los índices de renovación de los recursos naturales, ni la capacidad de acogida del territorio o asimilar todos los componentes.

Un Sistema de Gestión Ambiental basado en la ISO14001 es la parte de un sistema general de gestión en el que se incluye la estructura organizativa, la planificación de todas las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procesos, los procedimientos y los recursos necesarios para llevar a cabo, implementar, revisar y mantener la política ambiental.

Todos los problemas ambientales hacen necesario adoptar todas las soluciones a diferentes niveles, por lo que se limita el consumo y ahorrar recursos: reducir al máximo la contaminación, mejora la calidad ambiental, de los productos y los servicios, además de regular el modelo de comportamiento respetuoso con el medio ambiente.

Entre todos los elementos de tipo ambiental pueden influir en las actividades realizadas por la organización, ya que nos encontraos con la legislación, las partes interesadas, las materias primas, los resultados, la producción y los accidentes.

Conocemos tres mecanismos para poder motivar la implementación de la gestión ambiental en la gestión global de la organización:

• Las normas legales y los controles: se trata de poder regular de forma directa todos los límites de emisión y vertido, controles de ruido y los residuos generados, tecnologías o productos. Aunque se constituya la normativa básica en todos los países, esto no es condición suficiente para adoptar las medidas de protección ambiental.
• La autorregulación: son todas las iniciativas que adopta la organización para regularse a sí mismas, mediante la fijación de estándares supervisiones y metas para poder reducir la contaminación.
• Los mecanismos económicos: se encuentran relacionados con la intervención de todas las administraciones, ya que generan ayudas y beneficios económicos. La metodología más utilizada:
  • Finanzas: son los pagos que realizan los responsables de la contaminación y que son devueltos en caso de que el comportamiento ambiental sea el correcto.
  • Ayudas financieras: es la metodología que se utiliza para disuadir a las entidades que generan la contaminación a cambiar de comportamiento y participar en la financiación de las medidas correctivas.
  • Tributos ecológicos: son prestaciones económicas que exigen las administraciones públicas de los usuarios y con el fin de proteger el medio ambiente.
  • Cuotas ambientales: es el cupo que tienen las organizaciones para poder contaminar, las cuales son transferibles y negociables entre diferentes titulares.
  • Los instrumentos de mercado: que ha sufrido un alza espectacular. Entre estos se pueden incluir:
    • Sistema de etiquetado ecológico: se informa a los consumidores sobre los productos de bajo impacto ambiental.
    • Ecoinnovación y eficiencia: es la disminución de los niveles de consumo de recursos y de contaminación, que ofrece ventajas competitivas. Todas las herramientas son utilizadas para analizar el ciclo de vida, la integración con otros sistemas de gestión.
    • Certificados de gestión ambiental: son mecanismo del Sistema de Gestión Ambiental. Hoy día existen dos esquemas: Sistema Internacional (ISO) y Sistema Europeo de ecogestión y ecoauditoría.

El reglamento EMAS es una herramienta de gestión ambiental que ha sido propuesta por la Unión Europea para conocer, evaluar y mejorar la actividad ambiental de cualquier tipo de empresa.

Los objetivos de EMAS son: establecer y aplicar un Sistema de Gestión Ambiental, promover la mejora continua en la acción ambiental, evaluar sistemáticamente, objetiva y periódicamente al funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental.

La norma ISO-14001 y el reglamento EMAS presentan una gran competitividad, las empresas que se encuentran certificadas en ISO 14001, no tienen que realizar una análisis ambiental de las actividades que requiere el reglamento EMAS siempre que el sistema ofrezca la información necesaria para determinar y evaluar los aspectos ambientales.

La implementación de un Sistema de Gestión Ambiental en la organización aporta muchos beneficios, que varían de una empresa a toda dependiendo de la situación económica con la que comienza y el grado de implantación y eficacia que tenga. Entre todos los beneficios de la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental ISO14001 que puede proporcionar a cualquier organización podemos ver:

• Administrativo: facilita el cumplimiento de la legislación y el acceso a las ayudas económicas.
• Costes medio ambientales: disminuye los costes que se derivan de la gestión y tratamiento de los residuos, vertidos, etc.
• Producción: mejora el conocimiento de prácticas, instalaciones, material, servicios y productos.
• Gestión: se integran la gestión ambiental en la gestión global de la empresa.
• Imagen y comunicación: mejora las relaciones externas, la imagen de la empresa, etc.

Software ISO 14001

El Software ISOTools Excellence para ISO-14001 es una Plataforma Tecnológica que favorece la identificación de los aspectos del negocio que tienen un impacto en el medio ambiente y la aplicación de las leyes ambientales, la generación de objetivos de mejora y un programa de gestión para alcanzarlos, así como su comunicación interna.

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Sistema de Gestión Ambiental

El objetivo del post es poder explicar la estructura y las responsabilidades que vienen definidas en la norma ISO 14001. Vamos a ver que técnicas se pueden utilizar para definir la estructura y la responsabilidad necesaria para mantener un Sistema de Gestión Ambiental de forma funcional.

El esquema del “ciclo de vida” nos recuerda al gráfico realizado para el desarrollo del Sistema de Gestión Ambiental. En el gráfico se representan las diferentes etapas en la implementación de la norma ISO14001 y se incluye la planificación, la implementación, la comprobación y las acciones correctoras, además de la revisión de la gestión. Hasta este momento se ha completado lo siguiente:

• Una política ambiental
• El registro de los diferentes impactos ambientales significativos
• Registrar la legislación ambiental
• Conocer los objetivos y las metas definidas por la organización
• Los programas de gestión ambiental

La etapa de planificación del Sistema de Gestión Ambiental ISO-14001 se encuentra finalizada. Por lo que se ha desarrollado el Sistema de Gestión Ambiental en forma de bloques, y ya es hora de ensamblar dichos bloques. El siguiente paso de la etapa de implantación del ciclo será precisamente eso.

Gracias a los bloques de construcción para el Sistema de Gestión Ambiental, éstos se encuentran listos para ser ensamblados y poder desarrollar el SGA ISO 14001 funcional en el momento en que es necesario establecer la forma que tendrá el sistema. Como en otros sistemas de gestión encontramos diferentes estructuras, pero la que su Sistema de Gestión Ambiental ISO14001 adopte será exclusiva para su empresa y será reflejada en la gestión organizativa que ya existe.

La estructura puede tener una estructura jerárquica, es decir, como un jefe ejecutivo en lo más alto y un número creciente de subordinados cada uno con diferentes niveles de dirección inferiores, además podría ser más plano, con muchos menos niveles de dirección y mayor número de participantes en cada nivel que ha sido identificado. Se puede decidir  contar con un gerente intermedio de medio ambiente dentro de cada departamento o se puede optar por tener un solo gerente de medio ambiente para toda la plana directiva superior, y crear un comité directivo ambiental que se encuentre compuesto por responsables de cada departamento. La elección de todo la toma la alta dirección de la organización, siempre pensando en el beneficio de su organización y de las personas que la integran.

La responsabilidad, de forma sencilla, es el hecho de que para que un Sistema de Gestión Ambiental ISO-14001 funcione de una forma correcta, todos  los componentes de la estructura que ha sido elegido deben tener asignada una responsabilidad. De otra forma, una persona puede ser la que cumpla con las responsabilidades de un puesto que ha sido identificado en la estructura elegida, por lo que no es  importante saber quién es el responsable de cada puesto en la estructura, sino que la persona es la responsable y que esta responsabilidad se encuentra perfectamente definida y comprendida.

La estructura se encuentra referida a la forma administrativa del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 y la responsabilidad se encuentra referida a las funciones, las competencias y las interrelaciones del personal relevante requerido para asegurar la eficacia del Sistema de Gestión Ambiental y la estructura que se ha elegido.

La estructura del Sistema de Gestión Ambiental tiene que encargar con las estructuras de gestión que ya existan en la organización. Resulta muy útil dibujar una estructura elegida y asignar de forma clara la responsabilidad de todas las partes que se encuentran dentro del esquema dibujado. Muchas de las compañías establecen los diferentes comités directivos ambientales, tratan las tareas y a los responsabilidades ambientales como proyectos individuales en los que se identifican directivos, presupuestos, recursos, etc.

La dirección de la organización tiene que establecer un representante de la dirección que tengan la suficiente responsabilidad identificada durante la implementación y el mantenimiento general del Sistema de Gestión Ambiental ISO14001. Dicho responsable tiene la función de informar periódicamente a la gerencia de la organización sobre el estado del Sistema de Gestión, además de revisar la gestión y la mejora de dicho SGA.

Como bien sabemos, existen pequeñas diferencias entre la ISO-14001 y el reglamento EMAS, con relación a las estructuras y las responsabilidades. En el reglamento EMAS, el concepto de estructura y responsabilidad administrativa se denomina organización y personal, aunque en ISO 14001 se denominan estructura y responsabilidad. En ambos casos  el concepto es el mismo, en un Sistema de Gestión Ambiental debe haber estructura y responsabilidad designada.

Recomendaciones para implementar con éxito un Sistema de Gestión Ambiental

• Los trabajadores tiene que estar comprometidos con la implementación y el mantenimiento del Sistema de Gestión Ambiental ISO14001.
• La dirección tiene que establecer un responsable, definir sus responsabilidades y sus competencias.
• La dirección tiene que apoyar las funciones, las responsabilidades y las competencias que proporciona los recursos humanos, financieros, formativos y técnicos que sean necesarios.
• La alta dirección tiene que aprobar las funciones, responsabilidades y competencias.
• Se tiene que establecer todas las funciones, responsabilidades y competición para informar a la alta dirección de la actuación de su Sistema de Gestión Ambiental.
• Las funciones y responsabilidades tiene que encontrarse en sintonía con las jerarquías existentes y tienen que estar integradas en las responsabilidades generales de todo el personal de la empresa.
• Puede ser que lo mejora para el Sistema de Gestión Ambiental sea lo que lo mantenga y lo haga funcionar como comité directivo de gestión ambiental, estando compuesto por personas pertenecientes a la dirección, con un conocimiento práctico del impacto ambiental de las operaciones que realiza su organización.

El Software ISOTools Excellence pone a disposición del cliente la herramienta necesaria para ofrecer una mejora continua en su gestión de procesos, con el consiguiente incremento de sus beneficios a corto plazo.

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ISO 14001

Para poder realizar  la revisión de la norma ISO 14001 se han llevado a cabo reuniones del comité ISO/TC207/SC1/W65. La revisión comenzó en Berlín a finales del año 2011, y espera que la publicación de la nueva versión de la norma ISO 14001:2015 sea a finales del año 2015, por lo que podemos decir que ahora nos encontramos en los últimos tramos de la revisión.

Ahora mismo se encuentra vigente el borrador ISO/DIS 14001, aunque el comité se encuentra en proceso de reunión para que vea la luz el último borrador de la norma el ISO/FDIS 14001 él cual se espera que salga en mayo de 2015. Una vez esté publicado este último borrador lo único que queda es esperar a que se realice la última votación y según sea el resultado se realizará la publicación definitiva de la norma ISO14001.

Los cambios que ya podemos ver durante la revisión de la norma ISO-14001 son dos fundamentalmente:

• Los cambios que trae la incorporación de la estructura de alto nivel denominada “Anexo SL” que lo que pretende es facilitar la integración de los diferentes Sistemas de Gestión.
• Los cambios específicos de la norma ISO 14001.

Durante este post vamos a ver los cambios que, con gran certeza, se van a suceder cuando se publique la nueva versión de la norma ISO14001:2015, ya que la revisión se encuentra muy avanzada y no se esperan grandes cambios. Gracias a esto podemos tener una visión general de los cambios en la estructura, aunque también nos podemos parar un poco es aspectos más concretos de la norma ISO14001.

Estructura

Antes de querer saber más sobre los aspectos concretos de la norma ISO-14001, es recomendable centrase en los aspectos generales de los cambios que se van a generar en la estructura de la norma. Al realizar la revisión la norma se adapta al Anexo SL para poder estructurar todo el contenido de la norma ISO 14001, e igualarlo a las estructuras de los diferentes Sistemas de Gestión haciendo mucho más sencilla la integración de las diferentes normas, como puede ser ISO 9001, OHSAS 18001(futura ISO 45001), ISO 27001, etc. Gracias a esto evitamos duplicidad de documentos, utilizamos un lenguaje común, menos procedimientos, etc.

La estructura cambia considerablemente de forma por lo que se hace muy complicado establecer correspondencias existentes entre dos normas diferentes. Procedemos a indicar de forma breve las correspondencias entre la versión actual de la norma ISO 14001:2004 y el borrador ISO/DIS14001:

Existen numerosas correspondencias entre la norma ISO 14001:2004 y el borrador ISO/DIS-14001, aunque si nos paramos detenidamente a observar vemos como varios puntos en la revisión que se incluyen no guardan ninguna relación con ningún capítulo de la norma ISO 14001:2004. Esos son:

• 4.1. Conocimiento de la organización y de su contexto.
• 4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
• 5.1. Liderazgo y compromiso.
• 6.1.4. Riesgo asociado con amenazas y oportunidades.
• 6.1.5. Planificación de acciones.
• 10.2. Mejora continua.

Términos y Definiciones

La adopción del Anexo SL supone ciertos cambios en los términos y definiciones empleadas en el borrador ISO/DIS 14001. Muchos de estos nuevos términos podemos prever que permanecerán en la nueva versión de la norma ISO-14001:2015.

También es necesario adoptar terminologías comunes entre las diferentes normas para así poder facilitar la relación entre los diferentes Sistemas de Gestión, algo por lo que ISO está luchando día a día.

La introducción de nuevas definiciones en la norma ISO 14001:2015 serán necesarias para facilitar la compresión  de los requisitos de la norma, aunque todavía no nos podemos aventurar a asegurar cuales de ellas se quedarán definitivamente en la nueva versión de la norma ISO14001:2015 una vez salga publicada.

Entre todas las definiciones que se introducen y se destacan durante la revisión del Sistema de Gestión Ambiental ISO14001 podemos destacar las siguientes:

• Organización
• Alta dirección
• Condición ambiental
• Desempeño
• Ciclo de vida
• Riesgo
• Competencia
• Requisitos
• Obligaciones de cumplimiento
• Medición
• Contratar externamente

También debemos destacar los siguientes cambios en la terminología como puede ser el cambio de documentos, registros a información documentada.

De todos los cambios que se van a realizar podemos destacar las siguientes nuevas definiciones:

• Ciclo de vida: las diferentes etapas consecutivas e interrelacionadas del sistema del producto, desde que se adquiere la materia prima hasta que finaliza su vida útil.
• Contratar externamente: establecer un acuerdo mediante un contrato con el que la organización requiere las funciones o procesos de una empresa externa.
• Riesgo: efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.

Aunque estos no sean los cambios más relevantes en el Sistema de Gestión Ambiental ISO-14001, sirven para poder determinar algunos de los cambios que podremos observar una vez se publique la versión oficial de la norma ISO-14001:2015. Sin embargo el documento ofrece flexibilidad a las organizaciones dejando que sean ellas las que decidan si desean adoptar estos nuevos términos.

Software para el Sistema de Gestión Ambiental

El Software ISO 14001 posibilita automatizar, gestionar y controlar el Sistema de Gestión Ambiental de una manera eficaz y eficiente. Resuelve de manera muy completa los requisitos de la norma ISO14001.

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